Qu’est ce que le registre d’assemblées générales coté et paraphé ?
Dans une société, le Procès-Verbal est un document rédigé à l’issue de chaque assemblée générale.
Ce dernier a un double objectif : résumer l’ensemble des sujets abordés pendant l’assemblée et établir le résultat d’une délibération ou d’un vote.
Le registre d’assemblées générales coté et paraphé est un document officiel qui recueille des décisions prises au cours de la vie de votre entreprise et qui conserve une trace des procès-verbaux ou des délibérations des associés.
Modifications statutaires, approbations des comptes sont des informations à noter dans ce registre.
Ce registre peut être demandé en cas de contrôle de l’administration. (Fiscal ou URSSAF)
Pour être en règle, vous devez impérativement faire coter et parapher votre registre d’assemblées générales.
Vous allez être surpris car au XXIe siècle, on n’a pas beaucoup avancé sur la dématérialisation de ce truc !
à noter : Les SAS ont l’obligation d’ouvrir aussi un registre des mouvements de titres.
Dès la création de votre société, adoptez les bons réflexes en matière de formalisme. Ils sont essentiels à la bonne gestion de votre entreprise. Sans quoi, vous risquez quelques déboires avec l’administration.
En bref : Il vous faut aller chercher un classeur dans une boutique spécialisé ou sur internet, le faire coter et parapher au greffe (ou en mairie …), et imprimer chacune des délibérations et décisions prisent au cours de la vie de votre société sur les pages de ce registre …
En détails :
- Définition du registre d’assemblées générales coté et paraphé ?
- Utilité du paraphe de registre d’assemblées générales (document coté et paraphé) ?
- Concrètement, comment mettre en place le registre d’assemblée générale ?
- Et comment le registre doit vivre ?
- Conservation du registre
- Sanctions
- Est-il possible d’obtenir un registre d’assemblées générales coté et paraphé en version dématérialisée ?
Définition du registre d’assemblées générales coté et paraphé ?
Le registre d’assemblées générales se constitue de l’ensemble des décisions prises dans le cadre de votre société. Au cours de la vie de votre structure, il est souvent nécessaire de réunir les associés en assemblée générale pour prendre des décisions collectives ou unilatérale. L’ensemble de ces décisions sont retranscrites sur des procès-verbaux.
Que doit-on faire des PV d’assemblées générale ou décision de l’associé unique une fois les documents écrits ?
Ils doivent être conservés sur un registre, le registre d’assemblées générales !
Utilité du paraphe de registre d’assemblées générales (document coté et paraphé) ?
Le registre d’assemblées générales coté et paraphé est un classeur composé de 100 pages numérotées afin de s’assurer de l’ordre et de la chronologie de la retranscription de vos procès-verbaux.
Le but de tenir le registre d’assemblées générales est d’apporter la preuve de la bonne tenue de vos assemblées générales ainsi que de recenser les décisions qui ont été prises et retranscrites sur les procès-verbaux.
En cas de contrôle de l’administration fiscale ou de l’URSSAF, le registre d’assemblées générales coté et paraphé peut être demandé afin de prendre connaissances des décisions prises et valider leur conformité avec les déclarations fiscales et sociales réalisées.
Si vous décidez de transmettre votre société à une autre personne, lors d’une vente de vos titres par exemple, il est obligatoire de lui remettre le registre des assemblées générales afin qu’il puisse vérifier l’ensemble des décisions prises depuis la création de votre société. Il est donc très important de pouvoir apporter la preuve de la bonne tenue de ce registre.
Concrètement, comment mettre en place le registre d’assemblée générale ?
Le registre des assemblées générales coté et paraphé est le plus souvent sous forme de classeur (noir) composé de 100 feuillets mobiles numérotés. Vous pouvez acheter un exemplaire en papeterie, en librairie spécialisée dans les domaines juridiques ou directement sur Internet. Ce classeur ne coûte que quelques dizaines d’euros.
Afin que le registre d’assemblées générales puisse servir en cas de litiges ou en cas de contrôle (de l’administration fiscale ou de l’URSSAF par exemple), vous devez respecter un certain formalisme après l’achat du carnet. Il est nécessaire de faire coter et parapher le registre d’assemblées générales à son premier usage. Rien de compliqué : ça consiste en une simple mention en première page du registre et sur les 100 autres pages qui le composent. Cependant, vous ne pouvez pas coter et parapher votre registre d’assemblées générales vous-même. Nous vous conseillons de le faire faire auprès du greffe du tribunal de commerce ou en mairie.
Comment faire coter et parapher un registre par le greffe du tribunal de commerce ?
La première façon de faire coter et parapher votre registre d’assemblées générales est de s’adresser au tribunal de commerce le plus proche de chez vous et de demander sur place la côte et le paraphe de votre document officiel. Les frais de cette procédure sont autour de 5 € par registre, hors frais de port.
Vous pouvez réaliser cette formalité à distance en envoyant le registre par courrier (en envoyant par exemple uniquement les pages et conserver le classeur) au greffe du tribunal de commerce. Pensez à ajouter dans votre courrier une enveloppe affranchie pour le retour du registre. Le cas échéant, vous devrez aller le récupérer sur place.
Comment faire coter et parapher ce document officiel par le maire ?
Si vous ne pouvez pas faire coter et parapher les pages du registre d’assemblées générales par le greffe du tribunal de commerce, une autre option s’offre à vous. Rendez-vous en mairie et demandez à ce que votre document soit paraphé par le maire de votre commune. C’est une solution appréciable si vous êtes loin des greffes de tribunal de commerce de votre région. Et en plus, la cote et le paraphe de votre registre d’assemblées générales fait en mairie sont gratuits !
Et comment le registre d’assemblée générale doit vivre ?
La tenue d’un registre d’assemblée générale est une obligation juridique pour votre entreprise. Cette obligation concerne :
- Toutes les sociétés civiles et commerciales (SCI, SARL, SAS, etc.) ;
- Toutes les sociétés unipersonnelles (EI, SASU, etc.).
Il doit avant tout contenir l’ensemble des procès-verbaux des assemblées générales, par ordre chronologique, incluant :
- Date et lieu de l’AG ;
- Noms des associés présents ou représentés ;
- Résumé des débats ;
- Résolutions et résultats des votes.
Les procès-verbaux sont ensuite signés et établis sur le registre.
Pour la tenue de votre registre d’assemblées générales coté et paraphé, vous pouvez imprimer vos procès-verbaux directement sur les pages du registre. Attention à bien respecter la numérotation des pages pour éviter les erreurs. Ensuite, vous devez signer toutes les pages.
Conservation du registre :
Le registre des décisions doit être tenu au siège social de la société, puisqu’en vertu du droit intangible de communication dont dispose les associés, ils doivent pouvoir consulter à tout moment les procès-verbaux de la société.
Concernant la conservation, le registre des décisions est à garder au moins 6 ans. En effet, le délai de prescription des actions en nullité des assemblées est de trois ans selon l’article 1844-14 du Code civile pour les sociétés civiles et L.235-9 du Code de commerce pour les sociétés commerciales. Quant à l’administration fiscale, elle dispose d’un droit de communication, de contrôle et d’enquête qui peut s’exercer sur 6 ans.
Toutefois, il est recommandé de conserver ce registre depuis la création de la société dans le cas où il serait nécessaire de prouver les conditions d’adoption d’une décision.
Sanctions
Pas de panique si vous n’avez pas encore tenu votre registre depuis la création de cotre société. La loi ne prévoit aucune sanction directe en cas de non tenue du registre des décisions. Toutefois, la non tenue ou la mauvaise tenue est souvent assimilée à une faute de gestion. Il est donc opportun de commencer à le faire quitte à y reporter les premiers procès verbaux conservés dans votre PC.
Par ailleurs, l’établissement d’un procès-verbal falsifié expose leurs auteurs à des sanctions pénales et plus précisément au délit de faux, sanctionné par l‘article 441-1du Code pénal qui prévoit 45 000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement.
La situation est la même en cas de contrôle fiscal, certaines décisions de la société pouvant être requalifiées si le procès-verbal n’a pas été enregistré dans le registre des décisions et en conséquence entraîner le paiement d’amendes.
Est-il possible d’obtenir un registre d’assemblées générales coté et paraphé en version dématérialisée ?
Vous préférez une gestion dématérialisée plutôt qu’un registre d’assemblées générales coté et paraphé ? Sachez qu’il existe de plus en plus de solutions en ligne. Cette méthode requiert des certifications d’horodatage et des signatures électroniques, indispensables pour certifier vos documents. Il existe à ce jour différents prestataires en la matière. Elle reste à ce jour incomplète et ne permet pas souvent de vous dispenser de la conservation des documents originaux.
Cependant, en 2019, des avancés on vu le jour. En 2021, la loi de finances pour 2021 a modifié l’article 658 du Code général des impôts qui dispose désormais que l’enregistrement peut être donné sur une copie des actes sous seing privé signés électroniquement alors qu’auparavant, le Code général des impôts prévoyait que les actes soumis à l’enregistrement, tels que la modification du capital, la dissolution ou encore transformation de la société devaient être signés de façon manuscrite sur un support papier, ce qui constituait un frein à la dématérialisation des procès-verbaux.
